個人情報保護方針

株式会社ヘルスケアリレイションズの個人情報保護方針

弊社の個人情報保護方針は以下の通りです。

弊社は『よりよい療養環境を構築するため、人と情報と知識をつなぐ社会の発展に寄与します』を企業理念としており、この企業理念を実現する上で、個人情報の保護は、当社の企業活動の最重要事項であると位置づけております。

弊社は、医療・福祉・保健分野の情報通信システム総合サービスプロバイダーとして、コンサルティング業務およびシステム開発や納入した機器の保守・メンテなどを行うため、お客様の個人情報を一時的にお預かりする場合がありますが、これを含む事業で取扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、以下に示す方針を具体化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、その継続的改善に全社をあげて取組むことを宣言します。

1. 弊社は、事業で取扱う全ての個人情報および役員、従業者の個人情報に関して、個人情報保護に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守するため、JIS Q 15001 に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用致します。
2. 弊社は、個人情報を取得する場合には、事前に利用目的及び提供の有無を明確にし、本人の同意を得た上で、目的の範囲内において適切に利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
3. 弊社は、前項の措置により取得した個人情報の取扱いの全部または一部を共同利用する場合、「取得した個人情報の共同利用について」のとおり、利用項目・利用目的・共同利用者・個人情報管理責任者・情報取得方法等を、事前に提示したうえで、共同利用を行います。
4. 弊社は、前項の措置により取得した個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合、および個人情報を第三者に提供する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
5. 弊社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損などのリスクに対して合理的な安全対策（予防処置）および是正処置を講じます。
6. 弊社は、本人からの当該個人情報の利用目的の通知、開示、訂正･追加、または削除、利用停止･第三者への提供の停止等の要請や苦情・相談に対して遅滞なく対応致します。
7. 弊社は、個人情報保護マネジメントシステムを構築・運用し、継続的改善を行います。

2014年5月1日制定
2023年5月1日改訂

株式会社ヘルスケアリレイションズ 代表取締役社長
池川　充洋

【個人情報保護方針および個人情報の取扱いに関する苦情、相談等のお問い合わせ先】

株式会社　ヘルスケアリレイションズ　個人情報相談窓口
TEL　042-485-7130
FAX　042-485-7349

個人情報のお取扱いについて

1.事業者の名称および個人情報保護管理者

事業者名:株式会社ヘルスケアリレイションズ
事業者住所および代表者の氏名:〒182-0025 東京都調布市多摩川3-35-4　代表取締役社長　池川充洋
個人情報保護管理者の職名、所属および連絡先: 株式会社ヘルスケアリレイションズ 品質管理担当（ゼネラルマネージャー）　TEL：042-485-7130

2.個人情報の利用目的

弊社におきまして、保有個人データとして開示等の請求対象となる個人情報の利用目的は、上記の(1)が該当いたします。

3.個人情報の第三者への提供について

弊社は、ご本人より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめ個人情報を第三者へ提供することが予定される場合の事項等をご本人へ書面で明示して、ご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはございません。ただし、以下の場合は除きます。
a)法令に基づく場合
b)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
c)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
d)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

4.個人情報の委託について

弊社は、利用目的の範囲内で、ご提供いただいた個人情報の取扱いの一部又は全部を外部へ委託することがあります。委託する際は、委託先が個人情報保護のために必要な安全管理措置等を実施していることを評価、選定し、契約によって適切な安全管理措置が実施されるよう担保いたしております。

5.ご提供いただいた個人情報の共同利用について

（上記2．個人情報の利用目的の「セミナー等のイベント参加者や、展示会等でアンケートにご協力いただいた方、名刺等をいただいて資料送付等を依頼された方の個人情報」）
弊社はグループ会社（株式会社ケアコム、株式会社ケア環境研究所）と、以下のように個人情報の取扱いを明示し、共同利用いたします。

1. 共同利用して利用する個人情報の項目
   　勤務先、所属、氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス
2. 共同して利用する者の範囲
   　株式会社ケアコム、株式会社ケア環境研究所
3. 共同して利用する者の利用目的
   • 申込み確認、イベント当日のご案内の連絡のため
   • 希望者を対象に、後日関連の製品・サービス等のご案内のため
   • 希望者を対象に、セミナーやイベントのご案内のため
   • アンケートに、記載いただいた内容（質問、要望事項等）への対応のため
   • イベント、展示会場等で依頼された内容への対応のため
4. 当該個人データの管理について責任を有する者の名称・住所・その代表者等
   株式会社ケアコム　〒180-0025 東京都調布市多摩川3-35-4　TEL:042-485-7111　代表取締役社長　池川充洋
5. 個人情報の取得方法
   　Web、紙、FAX　など

6.安全管理のために講じた措置

【基本方針の策定】
個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「お問い合わせおよび苦情等の受付窓口」等について、基本方針を策定しています。

【個人情報の取扱いに係る規律の整備】
個人情報の取扱いについては、弊社内規程にて、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等のライフサイクルごとに、取扱方法、責任者・担当者の役割等について定めています。

【組織的安全管理措置】
個人情報を取り扱う担当者や責任者の役割および取り扱う範囲を明確化するとともに、個人情報を取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱い規程違反等の報告連絡手順および体制を整備しています。
また個人情報を取り扱う組織においては、取扱い状況の自主点検を実施するとともに、他部署や第三者による監査を定期的に、実施しています。

【人的安全管理措置】
個人情報等の秘密事項に関する事項を「就業規則」で定め、周知とともに、定期的に個人情報保護に関する教育を実施しています。

【物理的安全管理措置】
個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退出管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を持たない者による不正な閲覧を防止する措置を実施しています。
また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないような措置を実施しています。

【技術的安全管理措置】
アクセス制御を実施して、担当者および個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人情報を取り扱う情報システムを、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを構築しています。

【外的環境の把握】
国外で個人情報を保管する際は、国内の関連法令・ガイドラインおよび現地国の法規制の遵法を含めた取扱いルールを整備し、当該国における個人情報保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。

7.個人情報の開示等の請求について

弊社にご提供いただきました個人情報(保有個人データ)について、ご本人又は代理人の方は、利用目的の通知、開示(第三者への提供記録を含む)、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下開示等という)の請求ができます。弊社では、以下の要領で、個人情報の開示等の請求等に対応いたします。

1. 弊社請求様式「個人情報開示等請求書」の送付受付
   下記、「10.苦情・相談窓口について」に記載の相談窓口まで、弊社請求様式「個人情報開示等請求書」の送付を郵送、お電話、FAX又は、E-mailにてお申し付けください。その際には、送付先情報(住所、氏名、E-mailアドレス等及び「個人情報開示等請求書」の受け取り方法(郵送、FAX、メール添付など))を確認させていただきます。
2. ご本人様が申請する場合
   ご本人様が申請する場合は、ご本人様確認のための書類として、以下の①、②のいずれかの書類を、送付しました(1)「個人情報開示等請求書」とともに、郵送またはご持参ください。
   ①　□運転免許証※　　□パスポート　□個人番号カード（表面のみ）　□外国人登録証明証　などの写しの内１通
   ②　□各種健康保険証　□各種年金手帳　□住民票※　　などの写しの内２種類・各１通
   ※運転免許証又は住民票等に本籍地がある場合は、住所の都道府県名以降を黒く塗りつぶしてからご提出ください。
3. 代理人様が申請する場合
   　代理人様が申請する場合は、(1)「個人情報開示等請求書」、(2)ご本人様確認書類に加え、以下の(a)(b)の書類も郵送またはご持参ください。
   (a)代理人様を証明する書類
   ・ご本人様から委任された代理人様
   　　□委任状　　□開示対象者の印鑑登録証明書
   ・法定代理人様（親権者）
   　　□戸籍謄本、抄本　　□続柄が記載された住民票　などの写しの内　１通
   ・未成年後見人、成年後見人
   　　□登記事項証明書の写し
   (b)代理人様の本人確認書類
   ①　□運転免許証※　　□パスポート　□個人番号カード（表面のみ）　□外国人登録証明証　などの写しの内１通
   ②　□各種健康保険証　□各種年金手帳　□住民票※　　などの写しの内２種類・各１通
   ※運転免許証又は住民票等に本籍地がある場合は、住所の都道府県名以降を黒く塗りつぶしてからご提出ください。
4. 手数料
   弊社は、利用目的の通知、開示(第三者提供の記録を含む)の請求に関わる手数料として1,000円を申し受けます。(1)「個人情報開示等請求書」および(2)(3)の書類送付の際に、1,000円分の切手を同封してください。訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止の請求につきましては、手数料は発生いたしません。

◇結果連絡
結果につきましては、「個人情報開示等請求書」にて、選択いただきました方法により、遅滞なくご回答いたします。

8.個人情報の提供の任意性について

弊社に個人情報をご提供いただくことは任意です。ご提供いただけない場合は、上記利用目的に記載の諸手続き又は処理に支障が生じる場合がございます。

9.クッキーとウェブ・ビーコンについて

弊社のいくつかのページでは、お客様により良いサービスを提供するため、クッキー(Cookie)やウェブ・ビーコンを使用することがあります。お問い合わせやカタログ請求など、お客様の個人情報をご提供いただくページでは、クッキーにより、弊社のWebサイト上における閲覧履歴と個人情報を紐付けて把握、分析する場合があります。閲覧履歴を使用する場合は弊社のみで使用し、外部への持ち出しや共有は行いません。クッキーでは、お客様がそのウェブサイトで個人情報を入力しない限り、特定の個人を識別することはできず、お客様は匿名のままです。お使いのブラウザによっては、その設定を変更してクッキーの機能を無効にすることはできますが、その結果ウェブページ上のサービスの全部または一部がご利用になれなくなることがあります。

また、ウェブ・ビーコンは、お客様が訪問されたページの訪問回数を数えて統計データを作成するために使用されるもので、特定の個人を識別する機能を持っておりません。

10.苦情・相談窓口について

開示等のご請求および苦情・相談・お問い合せについては、下記の相談窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。
〒182-0025 東京都調布市多摩川3-35-4
株式会社ヘルスケアリレイションズ　　個人情報相談窓口
TEL　042-485-7130
FAX　042-485-7349

11.弊社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の申し出先

弊社の所属する「認定個人情報保護団体」は、一般財団法人　日本情報経済社会推進協会です。
一般財団法人　日本情報経済社会推進協会　
プライバシーマーク推進センター　個人情報保護団体事務局
TEL：03-5860-7565／フリーダイヤル：0120-700-779